Merancang dan Mengevaluasi Program Pelatihan

A. Perencanaan Program Pelatihan

Ada beberapa langkah dalam mempersiapkan program pelatihan adalah melalui langkah berikut.

1. Need Assessment (Penilaian dan Identifikasi Kebutuhan).

Untuk memutuskan pendekatan yang akan digunakan, organisasi perlu mengidentifikasikan kebutuhan-kebutuhan pelatihan. Penilaian kebutuhan mendiagnosa masalah-masalah dan tantangan lingkungan yang dihadapi organisasi sekarang. Selain pendekatan sumber daya manusia dalam mengidentifikasikan suatu tugas, pelatih memulai dengan mengevaluasi gambaran suatu pekerjaan penting yang diperoleh.

2. Training and Development Program (Sasaran-sasaran Pelatihan dan Pengembangan).

Setelah evaluasi kebutuhan-kebutuhan pelatihan dilakukan, maka sasaran dinyatakan dan ditetapkan. Sasaran ini mencerminkan perilaku dan kondisi yang diinginkan dan berfungsi sebagai standar-standar dimana prestasi kerja individual dan efektivitas program pelatihan dapat diukur. Pada tahap ini, kriteria evaluasi sebaiknya juga ditetapkan untuk memudahkan program evaluasi pelaksanaan program pelatihan.

3. Menyusun Program Content (Isi Program).

Isi program ditentukan oleh identifikasi kebutuhan-kebutuhan dan sasaran-sasaran pelatihan. Apapun isinya, program pelatihan hendaknya memenuhi kebutuhan-kebutuhan organisasi dan peserta. Pada peserta juga perlu meninjau isi program, apakah relevan dengan kebutuhan atau motivasinya untuk mengikuti pelatihan tersebut rendah atau tinggi. Agar isi program pelatihan efektif, prinsip-prinsip belajar harus diperhatikan.

4. Mendesain Learning Principle (Prinsip-prinsip Belajar).

Ada beberapa prinsip belajar yang bisa digunakan sebagai pedoman tentang cara-cara belajar yang paling efektif bagi karyawan. Prinsip-prinsip ini adalah bahwa program pelatihan bersifat partisipatif, relevan, pengulangan dan pemindahan serta memberikan umpan balik mengenai kemajuan para peserta pelatihan. Semakin terpenuhinya prinsip-prinsip tersebut, pelatihan akan semakin efektif. Disamping itu, perancang program pelatihan perlu juga menyadari perbedaan individual, karena pada hakekatnya para karyawan mempunyai kemampuan, sifat dan sebagainya yang berbeda satu sama lainnya.

5. Evaluation (Evaluasi).

Setelah program pelatihan dilaksanakan, maka program ini perlu dievaluasi untuk mengetahui sampai sejauh mana tujuannya telah dicapai. Untuk itu manajemen harus mengevaluasi kegiatan program pelatihan secara sistematis dengan tolak ukur yang mencakup reaksi, pembelajaran, perilaku dan hasil.

B. Evaluasi Program Pelatihan

Beberapa pimpinan instansi/perusahaan bertanya-tanya mengapa anak buah yang dikirim untuk mengikuti pelatihan tapi hasilnya tak sepadan dengan peningkatan kinerjanya. Untuk itu berikut ini disajikan beberapa hal yang diperlukan untuk mengevaluasi sebuah pelatihan, agar ada perbaikan di masa yang akan datang.

Evaluasi yang dilakukan pada umumnya masih bersifat evaluasi dari peserta pelatihan, dengan cara mengisi kuestioner apakah pelatihan dimaksud sesuai dengan bidang kerjanya, apakah penyajiannya baik, akomodasi bagus dsb nya. Sedangkan evaluasi yang dilakukan oleh staf, berupa laporan hasil pelatihan yang ditujukan kepada perusahaan pada umumnya bernilai “baik”, dengan harapan staf tadi dapat dikirim lagi ke seminar atau pelatihan berikutnya.

Pada dasarnya, evaluasi setiap program pelatihan dapat dilakukan, dengan memperoleh feedback dari peserta, yang dapat dibagi menjadi 4 (empat) level, sebagai berikut:

1. Evaluasi pada tingkat reaksi (Reaction level). Pada evaluasi ini yang diukur dan dinilai adalah reaksi peserta. Dalam hal ini diukur tingkat kepuasan peserta terhadap program pelatihan yang diselenggarakan, sehingga dapat dilakukan perbaikan atas program tersebut.
2. Evaluasi pada tingkat pembelajaran (Learning Level). Evaluasi ini dilakukan dengan tujuan utama mengukur seberapa jauh perubahan kompetensi para peserta segera setelah pelatihan berakhir, sebelum mereka kembali bekerja. Dengan kata lain, tujuan evaluasi pada tingkat ini adalah peningkatan kompetensi peserta dalam kelas dan untuk mengidentifikasikan keberhasilan komponen sistem pelatihan (metode, materi, dll).
3. Evaluasi pada tingkat perilaku dalam pekerjaan (On the job behavioral Level). Evaluasi pada tingkat ini yang diukur adalah pengaruh program pelatihan terhadap penerapannya ditempat kerja. Dengan kata lain, tujuan evaluasi pada tahap ini adalah perbaikan perilaku peserta dalam pekerjaan.
4. Evaluasi pada tingkat hasil (Result level). Evaluasi ini dilakukan dengan tujuan untuk mengukur seberapa jauh peningkatan produktivitas yang dicapai pekerja, serta unit kerja, setelah mengikuti program pelatihan. Atau untuk menentukan apakah manfaat pelatihan lebih tinggi dibanding dengan biaya yang telah dikeluarkan.

Pada umumnya kita baru bisa mengukur pada tahap 3, karena untuk menilai sesuai tahap 4 dibutuhkan data base yang bagus, serta keterlibatan dengan pimpinan unit kerja yang telah mengirimkan stafnya ke pelatihan tersebut. Bagi yang ditempatkan di unit kerja yang profit oriented, mereka pada umumnya telah disibukkan dengan target-target bisnis, sehingga tak memungkinkan untuk melibatkan diri secara aktif, baik melalui kuestioner ataupun melalui penilaian langsung, apakah hasil pelatihan dapat diaplikasikan di bidang pekerjaannya.

Kita menyadari, bahwa SDM merupakan aset perusahaan, dan untuk meningkatkan kemampuan dan kualitas SDM, antara lain bisa diperoleh melalui pendidikan dan pelatihan. Oleh karena itu diperlukan campur tangan dari Manajemen perusahaan, agar proses evaluasi pendidikan dan pelatihan ini dapat berjalan lancar. Apalagi bagi perbankan, terdapat aturan Bank Indonesia, bahwa minimal setiap Bank harus mencadangkan 5% dari BTK (Biaya Tenaga Kerja) untuk mendidik para karyawannya.

Apabila kita melihat laporan keuangan publikasi Bank-bank , terlihat bahwa angka BTK cukup tinggi, oleh karena itu besarnya biaya pendidikan yang dikeluarkan harus diimbangi dengan hasil yang dapat diaplikasikan dilapangan. Disadari, ada pendidikan yang bersifat konseptual, yang hasilnya tak dapat dilihat langsung, namun akan terlihat pada beberapa tahun kedepan. Pendidikan yang bersifat aplikatif akan langsung terlihat hasilnya, minimal terjadi penurunan tingkat kesalahan, atau kinerja unit kerja tersebut meningkat.